zum TEIL 1 . . .

eigentlich sind für die entwicklung der ecm – unternehmensstrategie im management nur drei wesentliche dinge zu tun.

1. eine ecm – unternehmenslandkarte zeichnen

• hier kann die ist – situation dargestellt werden und gleichzeitig das soll definiert werden
• es können in abhängigkeit der dringendsten anforderungen prioritäten festgelegt werden
• die einführung und welche auswirkungen auf das unternehmen können gut dargestellt werden  (nicht so detailliert – das kommt im verlaufe der projekte)

2. einen ecm – zeitfahrplan entwickeln

• mit dem ecm – zeitfahrplan hat das management (vor allen auch für die unternehmenskommunikation) die möglichkeit, allen aufzuzeigen wie das management das thema ecm von der zeitlichen einordnung her sieht
• dazu kann aufgezeigt werden wann und wo an starten will
• in diesem zusammenhang kann deutlich herausgestellt werden, dass die darstellten Phasen durchaus in den unterschiedlichsten projekten aufgehen werden

die dargestellten zeiträume in der grafik sind frei gewählt und werden natürlich von unternehmen zu unternehmen unterschiedlich sein. die einheit in jahren soll jedoch deutlich machen – es geht um eine Strategie – langfristig also. ebenfalls sind die phasenlängen nur beispielhaft, wobei ich auch deutlich machen möchte, dass die erste Phase durchaus eine vorbereitungszeit erfordert, bevor zum beispiel das pilotprojekt gestartet werden kann. hier sind intensive vorarbeiten voraussetzung für den start.

es geht hier um das darstellen der ecm – unternehmensstrategie – auch wenn bereits jetzt detailfragen (zum beispiel aus den einzelnen fachbereichen) aufkommen, sollte man auf weitere detaillierungen verzichten. diese details lenken von der durchdringung der strategie im unternehmen ab und im übrigen ist die detaillierung – projektarbeit in den umsetzungsphasen.

dem management muss klar sein, dass die entwickelte und vorgestellte Strategie auch „GUT“ verkauft werden muss, will man die akzeptanz und den willen zur umsetzung im ganzen unternehmen erreichen. vielleicht ist das ein neuer gedankenzug – ich meine sehr wichtig sich dies im management bewusst zu machen.

nicht zuletzt die wirklich „GUTE“ – vermarktung der ecm – unternehmensstrategie durch das management führt zum erfolg.

es spricht absolut nichts dagegen sich hier für die entwicklung, visualisierung und vorstellung professioneller und ggf. externer unterstützung zu bedienen.

3. die organisation intensiv vorzubereiten

es steht hier im artikel zwar an dritter stelle, jedoch ist es eine wahnsinnig wichtige aufgabe. das management muss die gesamte organisation auf das thema ecm vorbereiten. hierzu ist das rechtzeitige und umfassende einbeziehen „ALLER“ genauso wichtig wie regelmäßiges informieren, für fragen jederzeit zur Verfügung zu stehen und kontinuierlich über die entwicklungen sowie die fortschritte zu berichten.

sie werden es mir vielleicht nicht glauben – an diese so wichtige sache wird oft viel zu wenig gedacht.

ich möchte es noch einmal deutlich machen – es geht hier um die ecm – unternehmensstrategie. regelmäßiges und nachhaltiges in erinnerung bringen – worum es geht und wo wir hinwollen – ist unwahrscheinlich wichtig. wir sprechen hier von langfristigen, durchdringenden veränderungen für das gesamte unternehmen. wie soll ecm erfolgreich sein, wenn sich ecm nicht permanent im focus jedes einzelnen mitarbeiters befindet.

zur abgrenzung:

die kommunikation der fortschritte und erfolge innerhalb der phasen in den einzelnen projekten ist projektarbeit – jedoch nicht das kontinuierliche verdeutlichen der ecm – unternehmensstrategie.

natürlich läst sich dies über die einzelnen projekte auch sehr gut verbinden. vorsicht! – es über die projekte als ausreichend zu betrachten. es ist etwas ganz anderes regelmäßig die ecm – unternehmensstrategie bei allen mitarbeitern in erinnerung zu rufen, als über den fortschritt eines projekts als teil der umsetzung der ecm – strategie zu berichten.

nun zur beantwortung der 3. und letzten frage (siehe teil 1) . . .

3. warum ist eine ecm – unternehmensstrategie so wichtig und warum sollte man nicht ohne starten.

die ecm – unternehmensstrategie gibt vor wie ecm im kontext der unternehmensziele im unternehmen umgesetzt werden soll. sie macht transparent wo die vorteile und der nutzen für das unternehmen, für die fachbereiche, ja für jeden einzelnen mitarbeiter liegen. ist quasi der „rote faden“ – dadurch weiss jeder wo es hingehen soll und warum. im rahmen der projekte kann regelmäßig überprüft werden, ob sich die umsetzungen im einklang mit der strategie befinden (so ist ein nachjustieren in den einzelnen projekten möglich).

da die strategien eines unternehmens regelmäßig an die sich verändernden marktanforderungen angepasst werden müssen, ist genau eine vorhandene ecm – unternehmensstrategie die grundlage für diese immens wichtige managementaufgabe.

wir sollten nicht vergessen, dass die umsetzung der strategie in den durchzuführenden projekten große Ressourcen binden und teilweise sehr kostenintensiv werden. dabei dürfen auf keinen fall die ziele, die es zu erreichen gilt, aus den augen verloren gehen.

wettbewerbsfähigkeit + zukunftsfähigkeit + kundenzufriedenheit + vorteile gegenüber den marktteilnehmern + effizienz- und qualitätssteigerung + kosteneinsparungen

bitte diese ziele nicht als blutleere worthülsen verstehen – ecm ist dynamik, veränderung und erreichung realer nutzwerte fürs unternehmen. kommt dies nicht heraus und kann dies als nachweis nicht erbraucht werden – macht man etwas falsch.

die erreichten ziele müssen überprüft und mit der ecm – unternehmensstrategie abgeglichen werden, bei möglichen fehlentwicklungen muss korrigiert werden.

ohne strategie ist dies nicht möglich und lösungen entstehen, die möglicherweise keinerlei bezug mehr zu den unternehmenszielen haben.

persönlich bezweifle ich, dass ohne eine ecm – unternehmensstrategie überhaupt wirtschaftlich effiziente und sinnvolle lösungen realisiert werden können. im abgleich meiner persönlichen erfahrungen, führt das fehlen einer ganzheitlichen ecm – strategie oft zum scheitern von ecm – projekten bzw. werden die zwingend notwendigen ergebnisse nicht erreicht.

fazit:

abschließend möchte ich sagen, dass die entwicklung einer ecm – unternehmensstrategie . . .

• keine projektarbeit ist – details entwicklen sich rahmen der umsetzung in den projekten (vorsicht – hier sind die grenzen fließend)
• essentiell für die erfolgreiche einführung von ecm im unternehmen ist
• mit der entwicklung nur der erste Schritt (aber der wichtigste Schritt) getan ist
• unmissverständlich klar gemacht wird, dass die umsetzung der strategie bindend ist
• nicht in stein gemeißelt ist und regelmäßig überprüft und angepasst werden muss
• die umsetzung koordiniert und kontrolliert werden muss
• pr vom management kommen muss und ein zweifel an der richtigkeit nicht aufkommen darf

die 100%ige unterstützung des managements für die definierte unternehmensspezifische ecm – strategie, führt am ende zu einer ecm – erfolgsgeschichte. dies allein reicht natürlich nicht aus, aber ohne diese unterstützung, kann ein erfolg nicht gelingen.

Author: Yves Mollenhauer